Archivo de escrituras notariales digitalizadas se incrementará progresivamente
Como ya fue anunciado, desde hoy lunes 3 de julio de 2023 se habilitará en Ventanilla Única Judicial la Consulta de Escrituras digitalizadas del archivo de la Inspección General de Registros Notariales (IGRN). A través de esta modalidad, los usuarios podrán consultar en la base de datos de la IGRN, en esta primera etapa, las escrituras que se digitalicen a partir del 3 de julio del corriente.
En el primer día de uso de esta aplicación, no habrán archivos digitalizados a consultar, ya que esta base de datos se irá construyendo con las solicitudes diarias que se vayan recibiendo y respondiendo, pues al digitalizar lo solicitado, y una vez indexados (proceso mediante el cual cada documento digital es clasificado y le son asociados los datos patronímicos para su posterior búsqueda), se ingresará el documento al Sistema y pasará a formar parte de la base de datos disponible para futuras consultas por parte de cualquier interesado. La construcción de esta base de datos digital será entonces un proceso incremental y progresivo.
De forma paralela la base de datos también se irá ampliando con las escrituras que ya se encuentran digitalizadas en la IGRN, requiriéndose para ello el proceso previo de indexación a efectos de generar los datos patronímicos para poder realizar su posterior búsqueda.
Con este nuevo Sistema, el usuario podrá acceder en línea a los documentos digitalizados, sin limitación alguna. Con el paso del tiempo y a medida que se vayan incorporando más documentos digitalizados, se logrará paulatinamente prescindir de las solicitudes en las distintas sedes de los Archivos Notariales a cargo de la IGRN.
Para acceder a la información solo se necesita ingresar con su usuario a la Ventanilla Única Judicial, dirigirse al punto de menú “Archivo Registros Notariales”. Como filtros para la búsqueda se deberá indicar necesariamente el nombre del Escribano/a o número de Caja Notarial, fecha de la escritura de su interés y tipo de acto (ejemplo: una compraventa) pudiéndose consignar además nombre de otorgantes y en los casos que corresponda número de padrón (estos datos permiten ubicar con más precisión el documento). Si lo solicitado ya se encuentra digitalizado, el Sistema devolverá el documento en formato PDF, que podrá ser descargado por el usuario. De no encontrarse, se dará un aviso al usuario con un link de acceso a la "Agenda Web" para poder realizar la solicitud de digitalización a los Archivos Notariales. Los Archivos harán el tratamiento de la solicitud y los nuevos documentos digitalizados se incorporarán a la Ventanilla Única Judicial para su acceso.
Es fundamental que los usuarios del sistema verifiquen previamente la existencia digital de los documentos de su interés por medio de la Ventanilla Única Judicial, y sólo generar una solicitud a los Archivos Notariales cuando se verifique que éstos no se encuentren digitales.