Director de División Tecnología sostiene que migrar al expediente electrónico no es un desafío tecnológico sino un cambio en la cultura de trabajo

18.12.15, de DICOMI-SCJ.- La soluciones informáticas crecen día a día, pero su demanda es mayor cuando gracias a ella se maximiza el uso de recursos humanos, temporales, entre otros. El equipo de la División de Comunicación Institucional, conversó con el Ingeniero Marcelo Pesce, director de la División Tecnología. Esta es la segunda entrevista de un ciclo que pretende conocer más a fondo a varios Directores de División.

Los primeros pasos

En enero de 2003, Pesce ingresó al Poder Judicial como Director del Área de Desarrollo que más tarde tomaría el nombre de División. Ha variado su denominación y, por tanto, sus funciones.
En la actualidad la informática del Poder Judicial es administrada por dos divisiones. La División Informática orientada a los servidores, la infraestructura de red y los puestos de trabajo y la División Tecnología, encargada de los sistemas; desarrollo, adquisición y ejecución de proyectos de software e informáticos. ¿Cómo era el Poder Judicial de 2003? "Si bien tenía cierto grado de informatización, teníamos el desafío de llegar con una solución informática centralizada a todo el país: el proyecto de la Red Nacional Judicial (RENAJU). Sobre esta red montamos el denominado "proyecto jurisdiccional" que dotó a las sedes de todo el país de puestos de trabajo (computadoras) nuevas e impresoras láser, todo conectado a la red, y donde capacitamos a más de 3.000 funcionarios. Si uno mira en retrospectiva, si bien queda muchísimo por hacer, hoy tenemos una red con casi 3500 puestos de trabajo conectados a la RENAJU y una gran cobertura de sistemas de gestión". En los próximos meses, se inaugurará una nueva intranet que no sólo mejorará la visual y el potencial a nivel de la comunicación. La incorporación de un módulo de encuestas, más funcionalidades de personalización, son solo el inicio del camino. "La intranet ya tiene 11 años de creada y en ese lapso han cambiado muchas cosas en el Poder Judicial y en las necesidades de los usuarios. Hacía allí vamos". Asimismo, aseguró que en 2016 habrá novedades que acompasan el crecimiento tecnológico de los dispositivos móviles (teléfonos y tabletas) y una mayor cercanía con la gente.

"Tenemos mucha gente que nos acompaña hoy y se ha logrado un alto grado de especialización en lo que tiene que ver con aprender del negocio"

Las históricas características presupuestales del Poder Judicial acrecientan la curiosidad por conocer cómo se alcanzaron esos objetivos. Con la crisis del 2002, la Suprema Corte de Justicia abandonó la contratación de empresas tercerizadas para el desarrollo de software por la creación de soluciones a la interna. "El fundamento del crecimiento ha estado allí, en un sector informático fortalecido desde el año 2003 con desarrollo de soluciones en la interna y por otro lado aprovechamos algunas pequeñas bonanzas presupuestales para crecer en la compra de equipamiento e infraestructura. En 2003, se incorporaron técnicos (profesionales universitarios del área informática) que con el tiempo aprendieron sobre el "negocio" del ámbito jurisdiccional: que conocieran, por ejemplo, el significado de lo que es "subir al despacho", de "acordonar". Marcelo sonríe satisfecho porque entiende que lo han logrado; "tenemos mucha gente que nos acompaña hoy y se ha logrado un alto grado de especialización en lo que tiene que ver con aprender del negocio".

La invitación rechazada
Habló además de las características del mercado laboral informático que, además de un desempleo casi por debajo de cero en Uruguay, tiene gran nivel de rotación. El Poder Judicial no resulta una oferta atractiva: hay multiempleo o vacantes sin cubrir. Los jóvenes informáticos prefieren el desafío técnico y no un trabajo seguro de seis horas.

Ensayando para crecer
La División Tecnología enfrenta varios desafíos: entre ellos estar a la altura de lo que demanda el sistema judicial. Los juzgados y los servicios de apoyo (tal como el Instituto Técnico Forense, la Inspección de Registros Notariales, entre otros) requieren el desarrollo y la manutención de sistemas de todo tipo. El ingeniero estimó que actualmente entre desarrollo y mantenimiento se alcanza a sesenta aplicaciones distintas, y ese número crece. En cuanto a sistemas y soluciones existen realidades bastante distintas: por ejemplo tenemos por un lado el SEA (Sistema de Expedientes Administrativos) que es "una linda plataforma de innovación que permite muchas veces ensayar" en un ámbito más pequeño y controlado como es el administrativo, para luego aplicar en esa otra: la de los juzgados. Desde hace algunos años funciona el Sistema de Gestión Multimateria que abarcará la totalidad de las materias e instancias. No sólo se proyecta como una solución única de tramitación de expedientes judiciales sino como plataforma para montar el expediente electrónico jurisdiccional.

Chau Papel
El estado uruguayo ha comenzado a eliminar el papel: la factura electrónica, las facturas de servicios y certificados enviados por correo electrónico. ¿Cuánto tiempo más gestores y abogados cargarán grandes mamotretos de papel? "La implantación del expediente electrónico jurisdiccional no pasa por si se hace o no, sino de cuándo lograremos completarla: estamos trabajando en un concepto de gradualidad". ¿Por qué? "Una persona no puede cambiar el paradigma de trabajar en papel a no usarlo más en forma instantánea. No es un problema tecnológico: el 95% supone cambiar nuestra forma de pensar y el otro 5% involucra la tecnología. Aprendimos a escribir y a leer, fuimos a la escuela, al liceo y a la universidad utilizando cuadernos y libros. Los jueces se han especializado leyendo expedientes en papel de modo que tienen un manejo físico de él". Combinar firma digital y sistemas no es un gran desafío técnico, el desafío está vinculado a la gestión de ese cambio: "hoy a nivel de laboratorio tenemos más desarrollos y avances de lo que podemos llevar a los juzgados. Debemos esperar a que las condiciones estén dadas para que los cambios puedan ser aceptados por los usuarios".

Antes que eso, la División Tecnología debe cubrir cada una de las sedes con la misma solución y a partir de ahí "caminar" hacía el expediente digital será algo natural, el propio usuario lo demandará y se convertirá en el principal auditor de su expediente. ¿Cómo se logra implantar el sistema? Dos o tres técnicos especializados en implantar deben instalarse en el interior, dar clases y explicarle a los funcionarios cómo realizar ese cambio de paradigma. Ese es un desafío logístico y costoso, ya que implica trasladar a funcionarios y que la sede disponga de tiempo para atenderlos, mientras tanto la sede sigue funcionando.

"La implantación del expediente electrónico jurisdiccional no pasa por si se hace o no, sino de cuándo lograremos completarla....Combinar firma digital y sistemas no es un gran desafío técnico, el desafío está vinculado a la gestión de ese cambio"



Con la incorporación gradual de funcionalidades que nos llevarán al expediente electrónico se prevé generar un importante impacto en el modo y en los plazos en que se tramitan los expedientes judiciales. Se experimentarán cambios significativos como sucedió cuando se instaló el seguimiento web de expedientes, donde las consultas presenciales en baranda descendieron en un 55%. El sistema mejora el orden y la organización de la oficina al tiempo que disminuye la cantidad de recursos humanos necesarios en cada juzgado. "La tendencia va hacía allí y en un futuro pretendemos que las actuaciones de los distintos operadores se puedan hacer desde internet cuando no sea imprescindible la presencia en la sede. Ese orden al que se llegará en algún momento en el ámbito jurisdiccional es el que actualmente ya puede visualizarse en las oficinas administrativas. El sistema SEA permite saber qué tenés en tu despacho, qué plazos se te están venciendo, redactar informes, tramitar, ver expedientes completos sin tenerlos físicamente, e incluso algunas actuaciones ya son 100% digitales, sin papel. Como División nuestro cometido es transformar agregando valor, dar soluciones a los distintos operadores, internos y externos, y procurar hacerlo con un eficiente uso de los recursos económicos."

Con cuatro palitos
Las dificultades presupuestales han sido la sombra que acompañó la historia del Poder Judicial. Pesce reconoció que en momentos de mayor holgura económica se aprovechó para invertir en equipos e infraestructura. Atribuye el avance de los aspectos tecnológicos a una profunda destreza en la administración de los recursos y que se pone el foco en qué mejora traerá cada inversión: "somos muy cuidadosos de esos detalles".

Es famoso el reconocimiento por su incorruptibilidad pero a nivel tecnológico ¿Dónde está parado el Poder Judicial Uruguayo? "La comparación empieza a ser justa cuando comparamos los presupuestos", esbozó Pesce al explicar que han visitado a otros Poderes Judiciales de la región por la implementación del nuevo Código del Proceso Penal y que, citando por ejemplo el caso de Chile, sólo el área de tecnología de aquel país posee todo el presupuesto del Poder Judicial de Uruguay. "Claro, no todo es dinero, y el hecho de que nosotros hoy estemos abordando el desafío de la reforma del proceso penal, y su impacto en nuestros sistemas, con herramientas y tecnología que hace 10 años atrás no existían quizás nos de una ventaja respecto a las implementaciones que hemos visto en la región, algunas de ellas creadas para escenarios tecnológicos que hoy son complejos de mantener. Pero en tecnología hay cosas que sí requieren inversiones y allí en general es donde se ven las diferencias".
Destacó que se sienten orgullosos de los profesionales locales y los productos que hacen, pero al ver la sumatoria total, existe un gran componente de inversión y es en ese guarismo en que el Poder Judicial debe medirse.

Hace casi dos meses comenzó el plan piloto de control de horario por medio de relojes biométricos. El proyecto fue liderado por la División Tecnología, que realizó la selección de la tecnología, la empresa proveedora de los relojes y desarrolló el software del sistema. Pesce evalúa positivamente la evolución del proyecto de control de horario, donde hoy se administran los libros de asistencia electrónicos de más de 2.000 funcionarios mediante un sistema elaborado en el área de Desarrollo. "Tener este tipo de sistemas a nivel institucional nos brinda otra fuerza para pelear los recursos y reafirmar que hacemos un buen uso de ellos".

Soplan vientos nuevos
El Ing. Marcelo Pesce, junto a otros jerarcas, integró el equipo de formulación del Plan Estratégico (PE) desde sus inicios y ahora, luego de terminado, destaca que una de las principales virtudes es que éste trasciende a la integración de la Corte, las prioridades que ésta fijaba en cada caso y el presupuesto. En la División Tecnología, donde muchas veces gestionamos proyectos que pueden durar años, tener una línea estratégica definida es fundamental. Además, este plan nos facilita todo desde el vamos, y ya nos pauta dónde focalizar: al presentar un proyecto debemos cuidar que esté alineado con el PE sin mayores argumentaciones. "Este plan nos permitirá trabajar en forma más coordinada y coherente aunque también considero que los temas presupuestales nos van a incidir de alguna forma en lo que podamos hacer efectivamente. Está bien pensado, es coherente, realizable, y se hizo orientando a los usuarios de los servicios de justicia". El ámbito administrativo y el jurisdiccional muchas veces están desinformados de lo que hace el otro. "Este PE nos permitirá funcionar como un único Poder Judicial: es un salto cualitativo y cuantitativo".

"Es otra muestra del eficiente uso de los recursos que se hace en el Poder Judicial. El nuevo espacio renovó las ganas porque los funcionarios sintieron que la institución se preocupó por su espacio de trabajo y eso va mucho mas allá de tener un escritorio lindo".



La nueva sede de la División Tecnología, ubicada en la calle Soriano 1287 es más espaciosa: linda y cómoda, cuenta con acondicionamiento térmico, buena luz, muebles adecuados, y la disposición ayuda a la sinergia de los equipos de trabajo. Se diferencia de la vivienda en que trabajaban hasta hace pocas semanas atrás, porque la actual fue pensada para la función.