083/2023 - Acordada nº 8170 - Archivos Penales

LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA

RESUELVE:

1.- A partir del 1 de setiembre de 2023, las Sedes con competencia Penal,
Ejecución y Vigilancia de la Capital, así como las Sedes con competencia en
Crimen Organizado asignarán, a través del SGJM, número y año de archivo a los
expedientes que remitan a la Oficina Central de Archivos Penales.-

2.- Previa coordinación con el Departamento de Archivo Central (DAO), las
Sedes remitirán los expedientes acondicionados en cajas archivadoras, donde
conste la identificación del Juzgado, año, los números de archivo contenidos
(primero y último) en su perfil frontal y número de caja (correlativo del 1 al final).

Las cajas archivadoras deberán tener una cantidad adecuada de expedientes,
evitando la rotura de las mismas por una carga excesiva y deberán estar atadas en
grupos de a tres, conservando el orden correlativo de las mismas.

Los expedientes dentro de las cajas se ordenarán por número de archivo
correlativo. De faltar un expediente en dicho archivador, deberá encontrarse la
correspondiente planilla de saca de archivo.

Los expedientes deberán estar foltados, cosidos con contratapas (no engrapados),
sin actuaciones sueltas y con la constancia de archivo debidamente autorizada por
la Oficina Actuaria. Si la carátula estuviera deteriorada se confeccionará una
nueva, agregándose a la anterior.

No serán recibidos por la Oficina Central de Archivos Penales aquellos
expedientes acompañados de piezas acordonadas de otras Sedes, debiendo el
Juzgado desacordonar previamente los expedientes y remitir a la Sede de origen
aquel que no pertenece a su Oficina (en su lugar, se podrá acordonar fotocopias de
aquel expediente).-

3.- Junto a los expedientes que se remitan por primera vez a la Oficina Central
de Archivos Penales, se adjuntará un Formulario de Transferencia, el que también
se enviará a la casilla de correo ofcentralarchivospenalesQ poderjudicial.gub.uy;

Además, el Juzgado imprimirá por duplicado dicho formulario (1 original y 1
copia). En todas las hojas impresas, deberá lucir la firma y el sello del Actuario o
Actuario Adjunto que lo autorice. En dicho formulario, constará la materia, el
turno, el número de archivo, el número de IUE, la carátula, el apellido
correspondiente, la cantidad de fojas del expediente, la cantidad de cajas
archivadoras y las observaciones correspondientes. Se detallarán uno a uno los
expedientes, así como los acordonados, los que se archivarán con el mismo
número que el principal.

Cuando las Sedes tengan prontos los años que deseen remitir, deberán llamar a la
Dirección del D.A.C. a efectos de realizar las coordinaciones necesarias (para el
transporte y la recepción), debiendo comunicar el volumen de expedientes a
transferir (cajas y cantidad de expedientes), el año que corresponde el archivo y el
funcionario que actuará como nexo para las comunicaciones.

En el momento de realizarse la transferencia, los funcionarios de la Oficina
Central de Archivos Penales controlarán si se cumple con lo establecido
precedentemente. Sin perjuicio del recibo material de los expedientes, si se
advirtieran incumplimientos y/o que no coincide la relación con el total del envío,
no se completará la transferencia de los expedientes observados. Deberán
subsanarse las anomalías en un plazo prudencial, so pena de la devolución de
estos a la Sede de origen.

Si los expedientes cumplen los requisitos indicados y la relación es correcta, los
funcionarios de la Oficina Central de Archivos Penales los recibirán y retendrán el
original del Formulario de Transferencia, en los que se asentarán la constancia
respectiva, devolviendo a la oficina remitente copia del formulario como recibo,
con la constancia conformada de fecha de recepción, la Oficina Central de
Archivos Penales deberá formar con dichos formularios legajos cronológicos
individualizados en virtud de cada depositante. A su vez, las sedes remitentes
deberán conformar su propio legajo cronológico.

4.- En cuanto al desarchivo y reintegro de expediente se mantiene lo dispuesto en
la Acordada 7233 en lo pertinente. La solicitud de consulta de un expediente
archivado deberá formularse por el interesado ante el Juzgado correspondiente, y
éste lo solicitará a la Oficina Central de Archivos Penales, cumpliéndose en un
todo con las formalidades previstas en la citada Acordada 7233.-

5.- Cométese a la Dirección General de los Servicios Administrativos la
realización de los procedimientos necesarios para el cumplimiento de lo resuelto.-

6.- Comuníquese y publíquese.