133/2018 - Acordada nº 7986 - Casillas de correo electrónico institucional

Acordada nº 7986

En Montevideo, a los veintiséis días del mes de julio de dos mil dieciocho, estando en audiencia la Suprema Corte de Justicia, integrada por los señores Ministros doctores Elena Martínez -Presidente-, Jorge O. Chediak González, Felipe Hounie Sánchez, Eduardo J. Turell y Bernadette Minvielle, con la asistencia de su Secretario Letrado doctor Gustavo Nicastro Seoane;

DIJO:
I)que se han recibido propuestas de diversos organismos públicos solicitando la implementación del correo electrónico como vía de comunicación, sustituyendo así al oficio en soporte papel con firma autógrafa;
II)que dicha propuesta le resulta atractiva al Poder Judicial y acorde con los proyectos de informatización del trámite judicial que se vienen llevando a cabo desde hace ya 10 años;
III) que existen Sedes que utilizan el correo electrónico institucional en comunicaciones con otros organismos, sin criterios claros respecto a la validez de dichas comunicaciones;
IV) que para ello es necesario previamente establecer el procedimiento tanto para el envío como para la recepción de documentación a través del correo electrónico institucional;

ATENTO:
a lo expuesto y a lo dispuesto por el art. 239 num. 2° de la Constitución de la República y por el art. 55 nal. 6° de la Ley n° 15.750 de 24 de junio de 1985;

LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIARESUELVE:
1º.- A partir de la entrada en vigencia de la presente Acordada, el correo electrónico institucional personal decada funcionario con el dominio “poderjudicial.gub.uy” será un medio de comunicación institucional válido a todos los efectos.
2º.- En consecuencia, todos los funcionarios judiciales dispondrán de una casilla de correo electrónicoinstitucional.
3º.- Asimismo, cada Sede judicial dispondrá de una casilla de correo electrónico institucional con el dominio“poderjudicial.gub.uy” para comunicaciones propias de la Sede.
4º.- En tal sentido, será obligatorio el uso del correo electrónico institucional de cada Sede judicial, medio através del cual se podrán intercambiar comunicaciones con los diferentes organismos públicos. A tales efectos, se suscribirán convenios con los distintos organismos estatales regulando dichas comunicaciones, situaciónque se pondrá en conocimiento de las Sedes así como su reglamentación en cada caso.
5º.- Para el uso de las casillas de correo electrónico de las Sedes, la modalidad de funcionamiento será de “casilla delegada” en la casilla de correo electrónico institucional personal del Actuario, Actuario Adjunto y/oJefe de Oficina o funcionario de confianza. La configuración de la casilla delegada se realizará en el sistemade correo electrónico de acuerdo con las pautas técnicas adjuntas a la presente. Esta modalidad implica delegar el acceso a las carpetas de la casilla de la Sede y poder enviar correos electrónicos en su nombre, apareciendo también la firma de quien la envía, cuya configuración es obligatoria y en la que deberá constar, al menos, nombre y cargo.
6º.- Será obligatoria la revisión diaria de la casilla de correo electrónico (del funcionario y de la Sede), bajo la más estricta responsabilidad funcional, a efectos de garantizar el trámite de las comunicaciones a las que se hace referencia en la presente, sin perjuicio de una mayor frecuencia de revisión dispuesta por el jerarca. Una vez agregadas las actuaciones al expediente al que correspondan (en formato papel o digital), los correos electrónicos a través de los cuales fueron comunicadas dichas actuaciones podrán ser eliminados a efectos de no ocupar espacio innecesario en las casillas.
7º.- Para el caso de cambio del funcionario encargado del control de la casilla de correo electrónico de la Sede (casilla delegada), ya sea por traslado, licencia o cualquier otra circunstancia, el jerarca de la oficina deberá realizar los cambios correspondientes en el sistema de correo electrónico a fin de configurar la casilla delegada, garantizando su chequeo diario.
8º.- Para los casos de transformación de Juzgados, los correos existentes en ese momento se migrarán a la casilla de la nueva Sede. Para el caso de supresión de Sedes, se reglamentará en cada caso.
9º.- Aquellas Sedes y funcionarios que aún no posean casilla de correo electrónico institucional, o quedesconozcan su contraseña, deberán comunicarse al 1907 interno 767 opción 0 (Mesa de Ayuda – Atención a Usuarios de División Informática) a efectos de obtener dichos datos y realizar las coordinaciones tendientes al cumplimiento de la presente Acordada. Asimismo, dicha Mesa de Ayuda será la que brindará el soporte en cualquier caso.
10º.- La presente Acordada entrará en vigencia el próximo 13 de agosto, siendo de aplicación el instructivotécnico adjunto.
11º.-Comuníquese.”