Organización de la ejecución de los proyectos

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Jefes de Proyecto

La ejecución de cada uno de los tres proyectos corresponderá a un Jefe de Proyecto, que responderá ante el Consejo Supervisor.  Cada Jefe de Proyecto trabajará en estrecha coordinación con las autoridades de línea respectivas y con el Coordinador General, y tendrá las siguientes responsabilidades:

i. Logro de objetivos y metas del proyecto y sus componentes en los plazos y con los recursos previstos.

ii. Preparación de los planes operativos anuales, los planes trimestrales de actividades y tareas; y  los informes semestrales de progreso del proyecto, en su área de competencia.

iii. Supervisión, coordinación y evaluación de desempeño de los equipos de trabajo para la ejecución del proyecto y sus componentes, en el área de su competencia.

iv. Especificación de las características técnicas de los equipos a adquirir y de términos de referencia para la contratación de servicios profesionales para el proyecto, acordados con la autoridad de línea correspondiente.

v. Supervisión del cumplimiento de los términos de referencia y resultados de las consultorías, en acuerdo con la autoridad de línea correspondiente.

vi. Coordinación de los diferentes equipos de trabajo bajo su responsabilidad.

vii. Generación de instancias de consulta a los futuros usuarios internos o externos de los productos del proyecto.

viii. Reporte periódico de avance del proyecto.

ix. Transferencia de resultados y conocimientos logrados en el proyecto a las áreas del Poder Judicial en las cuales éstos serán aplicados.

x. Realización de tareas de difusión, una vez acordadas con el Coordinador General.

xi. Los Jefes de Proyecto deberán tener formación profesional en los campos relevantes con su objetivo y amplia experiencia en administración de proyectos de informatización de procesos administrativos en organizaciones complejas, tener una experiencia de por lo menos cinco años en procesos similares a los propuestos, dinamismo, proactividad y orientación al logro de resultados.

xii. En su selección participarán el Consejo Supervisor, el Director de la División de Recursos Humanos y las autoridades superiores de las áreas temáticas correspondientes.  Los tres Jefes de Proyecto podrían pasar a formar parte de la planta de personal del Poder Judicial al finalizar la ejecución del Programa.




Equipos de Proyecto


Cada proyecto serán ejecutados por un Equipo de Proyecto.  Los miembros de los Equipos responderán directamente al Jefe del Proyecto correspondiente.  La responsabilidad del cumplimiento de objetivos y metas del trabajo de los Equipos corresponderá al Jefe de Proyecto.  Los Equipos de Proyecto serán integrados por personal profesional del Poder Judicial, apoyados por profesionales especialistas y consultores en las materias técnicas tratadas que resulten necesarios.  El Cuadro de la página siguiente ilustra su composición en cada uno de los proyectos

Cada uno de los tres Equipos de Proyecto podrá organizarse en grupos de trabajo, según se vayan desenvolviendo las actividades previstas.  Estos grupos de trabajo estarán integrados por profesionales y técnicos de distintas áreas del Poder Judicial, que tengan conocimiento y experiencia y estén involucrados en los temas abordados.  Cada grupo de trabajo podrá tener un Coordinador de Grupo que reportará al Jefe del Equipo de Proyecto respectivo y que actuará como contraparte técnica de las consultorías.  Los coordinadores serán seleccionados por el Jefe de Proyecto respectivo, en consulta con el Consejo Supervisor. 

Preliminarmente se han identificado la conformación de los siguientes Equipo de Proyecto y los correspondientes grupos de trabajo:


Equipo de Proyecto 1: Gestión Administrativa del Poder Judicial


Grupo Planificación Estratégica

Productos Esperados

Sistemas de planificación estratégica

Sistema de medición de indicadores y de control de gestión institucional

Compromisos de gestión

Grupo Organización y Procesos

Productos Esperados

DGSA reorganizada y funciones de cada dependencia fortalecidas

Procedimientos administrativos simplificados y estandarizados

Sistema de gestión informático de expedientes administrativos

Nueva Gerencia Financiera

Grupo de Recursos Humanos

Productos esperados

Sistema de evaluación de desempeño

Sistema de incentivos y productividad


Miembros

1 funcionario de DPP

1 funcionario de DGSA

Consultores


Miembros

3 funcionarios de DGSA:

Recursos humanos

Informática

Gerencia Financiera

1 funcionario DPP

Consultores

Miembros

1 funcionario de recursos humanos

1 representante sindicato

Consultores




Equipo de Proyecto 2: Fortalecimiento Gestión SCJ

Grupo de procedimientos internos

Productos Esperados

Mejor estructura funcional y de procedimientos internos

Auditoría Interna

Nuevos o mejorados sistemas de información (bases de datos de libertades, juramentos, jurisprudencia, doctrina, gestión de expedientes administrativos

Miembros

1 funcionario de Secretaría Letrada

1 funcionario de Inspectoría (auditoría)

1 asistente técnico de Corte

1 funcionario de Informática

Consultores




Equipo de Proyecto 3: Mejora Servicio Tribunales


Grupo de estandarízación

Productos Esperados

Numeración única de expedientes

Documentos estandarizados

Procesos normalizados

Grupo de programa piloto de gestión de tribunales (SGT)

Productos esperados

SGT diseñado e instalado, incluyendo equipamiento

Propuesta de extensión de SGT


Miembros

Comisión de Normalización

1 funcionario de informática

Consultores

Miembros

1 funcionario de Inspectoría de Tribunales

1 funcionario de División Informática

1 funcionario de División de recursos humanos

1 funcionario de DPP (Estadística)

Consultores

Asesoramiento:
Grupo de jueces, magistrados y actuarios