Mejora del servicio en tribunales y juzgados
Este proyecto incluye el diseño detallado y la implantación de un programa piloto de modernización de los despachos judiciales, que se desarrollaría en tres grandes etapas:
- Normalización y homogeneización de documentos y procesos;
- Realización del programa piloto;
- Su evaluación y propuesta de extensión. La primera etapa tendrá una duración de un año; la segunda de cuatro años, y la tercera de seis meses, aproximadamente.
Etapa de Normalización (Desarrollo de la infraestructura jurídica)
Previo a la implantación de nuevas soluciones informáticas y de gestión, es importante proceder a la normalización de los formatos y codificaciones jurídicas, de procedimientos y de manejo de expedientes y a la introducción de la numeración única de expedientes en todo el universo de despachos piloto.
Esta primera etapa, que puede denominarse “desarrollo de la infraestructura jurídica” es, a pesar de su bajo costo (fundamentalmente ligados al apoyo a grupos de trabajo de jueces, actuarios y funcionarios), absolutamente crítica.
Este proceso de normalización de formatos, procesos y contenidos, así como la introducción de la numeración única de los mismos, permite establecer las bases para la informatización de procesos judiciales sobre bases homogéneas y acordadas con los principales afectados.
Es igualmente crítico desarrollar un plan de sensibilización al cambio dado que la implantación de nuevos sistemas de información judicial en los despachos piloto no es solamente un ejercicio normativo y técnico, sino principalmente de cambio cultural.
Los principales productos de esta labor de normalización serán:
- Un conjunto de modelos estandarizados de documentos emitidos por todos los juzgados y en concordancia con la especificidad requerida por cada materia (civil, trabajo, familia y contencioso administrativo);
- Un sistema de clasificación en tipos y subtipos de procesos, que permita la codificación de los asuntos que son tratados en los juzgados informatizados, y facilite – entre otras, y principalmente - la recuperación estadística respecto a la duración de los diferentes tipos de proceso;
- La codificación de todos los posibles actos procesales de un expediente judicial, de acuerdo a criterios básicos uniformes previamente definidos, sobre el giro de cada tipo de proceso;
- La introducción a los jueces y actuarios en el conocimiento de las nuevas herramientas de trabajo con las cuales se manejarán en el futuro, así como darles la oportunidad adecuada de participación, para obtener su apoyo e involucramiento en el proceso de cambio; y
- El modelo de normativa necesaria, que disponga la obligatoriedad y regule la utilización de las nuevas estructuras de trabajo creadas para los juzgados en cuestión.
Este conjunto de acciones permitirán la simplificación de procesos y trámites, apoyándose en la normalización de documentos y resoluciones por cada tipo de procedimientos y materia, incluyendo un desglose de los diversos estados y fases de la tramitación procesal y la homogeneización de criterios para la codificación correspondiente.
Con el apoyo de recursos de la Facilidad de Preparación de Proyectos del Banco (PPF):
- La SCJ ya ha conformado dos comisiones de normalización de documentos y se encuentra en el proceso de conformación de dos comisiones – civil y penal - adicionales para el tema flujo de los procesos;
- Se realizará en diciembre de 2000, un taller para cada uno de estos temas en los que se traería la experiencia de otros países en esta materia.
Etapa de realización de Programa Piloto. El desarrollo del plan piloto incluirá:
- El desarrollo final del modelo conceptual, y de los diseños lógico y físico de las aplicaciones requeridas,
- La especificación de las soluciones tecnológicas de hardware e implantación de software y conectividad necesarias para su implantación;
- La elaboración de una propuesta de interconectividad entre sedes jurisdiccionales sobre la base los requerimientos del hardware y del software;
- El desarrollo de las nuevas aplicaciones, que contemplen todas las especificaciones y requerimientos surgidos de los diseños conceptual, lógico y físicos;
- Desarrollo de un plan de ambientación del cambio y de capacitación de jueces, actuarios y funcionarios judiciales con la participación del CEJU y del DICCAP.y (vi) la implementación de la solución en los puestos piloto.
El Programa piloto se adelantaría en un total de 29 despachos judiciales, lo que corresponde a aproximadamente a la quinta parte de los despachos judiciales (juzgados letrados y tribunales) en el Uruguay. El cubrimiento del Plan Piloto fue definido con tres criterios complementarios:
- Que se cubran todas las materias de tal manera que los sistemas a desarrollar sean aplicables a todo el universo del sistema judicial uruguayo;
- Que se cubran todas las instancias, desde los juzgados de paz hasta el máximo tribunal de casación, la Suprema Corte de Justicia, para asegurar la itineración de las causas judiciales, a lo largo de toda la vida procesal de los expedientes;
- Que incluya a la Oficina Central de Notificaciones y la Oficina Distribuidora de Turnos, ambas instancias críticas para el éxito del Proyecto.
El nuevo sistema de gestión a ser implantado tendrá las siguientes características: itineración e integralidad. Por el término “itineración” se entiende la acción de traspasar la información básica del caso desde el órgano que registra los primeros datos del asunto, al órgano que va a conocer del mismo, o al que conoce de los recursos que se plantean al mismo, logrando con esta funcionalidad la informatización integral del sistema y no compartimentos estancos por despacho judicial, tal y como se mantienen actualmente.
Este requerimiento del nuevo sistema obliga a escoger órganos de diversas instancias, para lograr el seguimiento e integralidad de la nueva aplicación informática.
Etapa de evaluación y propuesta de extensión. En esta etapa, se evaluaría, de manera independiente, la experiencia piloto y se realizaría una propuesta detallada para la extensión de los nuevos sistemas y procedimientos al resto del sistema judicial.
Es importante anotar que durante todo el proceso del plan piloto, se adelantará un ambicioso plan de capacitación con tres características principales:
- Una capacitación en el trabajo – “on the job training”-, por parte de una Firma Consultora, de las nuevas herramientas a ser desarrolladas;
- Una transferencia de la herramientas de capacitación a las instancias correspondientes en la SCJ;
- Un programa de capacitación, a ser ejecutado directamente por la DICCAP, de todo el personal involucrado en diversos temas técnicos mediante capacitación presencial, capacitación de capacitadores y capacitación a distancia. El plan de capacitación incluye un plan específico en el tema de género y el Programa Piloto cubre a todas las instancias de menores y de familia, temas particularmente importantes desde una perspectiva de género.